Cada dia mais as empresas tem a
necessidade de transformar suas informações em indicadores e através destes,
tomar decisões estratégicas no dia a dia da organização, para otimizar as
receitas e reduzir a despesas, aumentando a lucratividade e a rentabilidade.
Algumas empresas tem dificuldades
em conseguir essas informações através do departamento financeiro, onde
praticamente todos os números da empresa são gerados. Essa dificuldade se dá
pela falta de um padrão gerencial capaz de mostrar os números de forma que
facilite sua leitura e gere segurança para tomada de decisões. Na maioria das
empresas essas informações existem, mas estão de forma muito dispersas ou mal
gerenciadas.
O primeiro passo, lógico, é
organizar essas informações, através de um bom plano de contas financeiro,
gerando controles diários, semanais e mensais e um bom software de gestão.
Um desses controles mensais é a
Auditoria Financeira, que tem como objetivo validar as informações que foram
geradas durante o período.
O processo é relativamente
simples: o Hotel, quando inicia um novo período ele tem valores a receber
compostos pelos cartões de crédito e débito, faturas fechadas à prazo e
comandas em aberto ou hóspedes na casa (são os lançamentos que foram efetuados
nas contas dos clientes no período anterior e não tinham sido fechadas até o
término desse período, ficando em aberto).
Todos esses valores são somados
ao faturamento do mês auditado e ao lançamento de adiantamentos de reserva à
vista, em banco e cartões de crédito e débito gerando um total.
Subtrai-se desse total os valores
recebidos no período atual, gerando assim o Saldo Auditado.
O Saldo Auditado será
justificado pelos valores que ficaram a receber e os valores de comandas em
aberto, através de relatórios do sistema.
Durante o período em questão
acontece diversas situações que aparecem na Auditoria Financeira e que precisam
ser justificadas através de notas explicativas, como
cancelamentos/estornos/exclusões de adiantamentos de reservas, exclusões e
alterações de valores do contas à receber, estornos de comandas em aberto,
lançamentos com datas retroativas e diversas outras situações.
Além de justificar essas informações, a Auditoria Financeira garante que os indicadores que estão sendo analisados e os números que ficaram para o mês posterior à receber, são fieis gerando assim um novo ciclo com segurança na informação.
Deverson L. G. Pereira
Diretor de Controladoria
